Antes de iniciar cualquier
acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende
alcanzar el grupo social, así como las condiciones futuras y los elementos
necesarios para que éste funcione eficazmente. Esto sólo se puede lograr a través de la
planeación. Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos,
desperdicio de esfuerzos y de recursos, y una administración por demás fortuita
e improvisada.
Por estas razones es que la planeación precede a
las demás etapas del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas
acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro. La planeación
establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La
eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación, y los
buenos resultados no se logran por sí mismos: es necesario
planearlos con anterioridad.
Una vez definida la
planeación, necesitamos conocer el "que" de las actividades, es
decir, "que se va hacer". Conocido lo
anterior seguirá "como se va hacer", posteriormente "en dónde se
va a hacer" y, por último,
"cuando se va a
hacer".
El hecho de que algunos
gerentes no reconozcan que hay diferentes tipos de planes a menudo ha causado
dificultades para hacer eficaz la planeación. Es fácil ver que un programa
principal, como el de construir y equipar una
nueva fábrica, es un plan. Pero otros cursos de acción futura también son
planes. Al tener
presente que un plan abarca cualquier curso de acción futura, puede verse que
los planes son variados.
Aquí se les clasifica como:
1.4.1. TIPOLOGÍA DE LA PLANEACIÓN.
Una vez definida la
planeación, necesitamos conocer el "que" de las actividades, es
decir, "que se va hacer". Conocido lo
anterior seguirá "como se va hacer", posteriormente "en dónde se
va a hacer" y, por último, "cuando se va a
hacer".
El hecho de que algunos
gerentes no reconozcan que hay diferentes tipos de planes a menudo ha causado
dificultades para hacer eficaz la planeación. Es fácil ver que un programa
principal, como el de construir y equipar una
nueva fábrica, es un plan. Pero otros cursos de acción futura también son
planes. Al tener
presente que un plan abarca cualquier curso de acción futura, puede verse que
los planes son variados.
Aquí se les clasifica como:
TIPOS DE PLANES:
Proposito y Misiones: Cada tipo
de operación organizada tiene (o al menos debería tener para ser significativa)
propósitos o misiones. En todo sistema
social, las empresas tienen una función o tarea fundamental que la sociedad les
asigna.
En otras palabras, los
propósitos son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y
carácter, de cualquier grupo social, así como las aspiraciones fundamentales o
finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente, un
grupo social. Los propósitos proporcionan las pautas para el diseño de
un plan estratégico. Se expresan genéricamente y su determinación es una
función reservada
a los altos funcionarios de la empresa; se establecen en forma paralela al
inicio de la misma y no indican una limitante de duración en el futuro.
Objetivos: Los objetivos o metas son
los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representan no sólo el punto final de
la planeación sino también el fin hacia el cual se dirigen la organización,
integración de personal, dirección y control. Aunque los objetivos de la empresa constituyen
su plan básico, un departamento también puede tener sus propios
objetivos de la empresa, pero los dos conjuntos de metas pueden ser
completamente diferentes.
Un objetivo administrativo
es la meta que se persigue que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a
los esfuerzos de planeación de un gerente. Esta definición incluye cuatro
conceptos:
(1) Meta,
(2) Ámbito
(3) Carácter
definitivo y
(4) Dirección.
Estrategias: Durante años el ejército
usó la palabra "estrategias" para designar los grandes planes que se
hacen a la luz de lo que se cree que
un adversario podría hacer o no. Aunque el término "estrategias"
todavía tiene usualmente una con notación
competitiva, los gerentes lo usan cada vez más para señalar áreas amplias de la operación de una empresa.
Tres definiciones denotan
los usos más comunes del término estrategias:
1. Programas generales de
acción y despliegue de recursos para obtener objetivos generales,
2. El programa de objetivos
de una organización y sus cambia los recursos usados para lograr estos
objetivos y las políticas
que gobiernan la adquisición, uso y disposición de estos recursos y
3. La determinación de los
objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de
acción y asignación de
recursos necesarios para lograr estas metas.
Politicas: Las políticas definen un
área dentro de la cual debe tomarse una decisión y asegurarse de que la
decisión sea congruente con
un objetivo y contribuya a su cumplimiento.
Las políticas ayudan a
decidir cuestiones antes de que se conviertan en problemas, hacen innecesario
analizar la misma situación
cada vez que se presente y unifican otros planes, con lo cual permiten a los
gerentes delegar autoridad y mantener aun así
control sobre lo que hacen sus subordinados.
Las políticas existen
comúnmente en todos los niveles de la organizaci6n e incluyen desde grandes
políticas de la compañía y
de los departamentos hasta políticas menores aplicables a los segmentos más
pequeños de la organización.
Procedimientos: Los procedimientos son
planes que establecen un método obligatorio para manejar actividades futuras.
Son guías para la acción,
más que para el pensamiento, y describen la manera exacta en que deben
realizarse
ciertas actividades. Son
secuencias cronológicas de acciones requeridas.
Los procedimientos se
encuentran en cualquier parte de una organización. El consejo de administración
sigue muchos procedimientos
muy diferentes a los del supervisor; la cuenta de gastos del vicepresidente
puede pasar por procedimientos de
aprobación muy diferentes a la del vendedor; los procedimientos para ejecutar disposiciones de vacaciones
y ausencias por enfermedad pueden diferir considerablemente en diversos niveles de la organización.
Reglas: Las reglas describen la
acción o no acción requerida y específica, y no permiten discreción. En general, constituyen el tipo más
sencillo de plan.
. Las reglas se diferencian
de los procedimientos en que guían la acción sin
especificar una secuencia temporal.
Programas: Los programas son un
conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tarea, pasos a seguir, recursos a
emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción; normalmente cuentan con el apoyo de presupuestos.
Presupuestos: Un presupuesto es un estado
de los resultados esperados, expresados en términos numéricos. Se puede denominar programa
con expresión numérica. De hecho, al presupuesto de operación financiera se le denomina a veces "plan
de utilidades". Puede expresarse en términos financieros o en términos de
horas-hombre, unidades de producto, horas-máquina o
cualquier otro término numéricamente mensurable.
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